Usługa jest świadczona w celu:
- umożliwienia pracownikom i studentom AGH składania wniosków wyjazdu zagranicznego oraz rozliczeń wyjazdów zagranicznych w tym programu ERASMUS,
- umożliwienia pracownikom AGH składania wniosków przyjęcia cudzoziemca,
- prowadzenia rejestru umów z instytucjami,
- prowadzenia budżetu wewnętrznego DWZ.
Odbiorcami usług są jednostki i komórki organizacyjne AGH:
- pracownicy Działu Współpracy z Zagranicą - w zakresie przetwarzania wniosków i rozliczeń,
- pracownicy Działu Współpracy z Zagranicą pełniący rolę administratorów aplikacji DWZ,
- pracownicy Dziekanatów w zakresie wniosków dotyczących pojedynczego Wydziału,
- pracownicy AGH dla składania wniosków i rozliczeń,
- studenci AGH dla składania wniosków i rozliczeń,
- goście zagraniczni odwiedzający AGH,
- studenci przyjeżdżający w ramach programów ERASMUS (i podobnych).
Dostęp do usługi
Dostęp do usługi uzyskuje się automatycznie poprzez rejestrację na stronie https://wnioski.dwz.agh.edu.pl z wykorzystaniem adresu e-mail i utworzenie hasła dostępowego.
Nie występują ograniczenia w możliwości rejestracji.
Zakres usługi
Usługa jest dostępna poprzez sieć Internet z każdego miejsca na świecie w postaci aplikacji www pod adresem: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl.
Usługa jest przeznaczona do korzystania na komputerach (stacjonarny i laptopy), nie posiada specjalnej wersji na urządzenia mobilne (tablety, smartfony).
Usługa obejmuje składanie wniosków, rozliczeń i ich obsługę w zakresie
- delegacje pracowników (wyjazdy i przyjęcia gości zagranicznych),
- Erasmus (wyjazdy i przyjazdy),
- wyjazdy studentów,
- umowy (z innymi uczelniami w ramach programów).
Zakres wsparcia
W ramach świadczonej usługi można uzyskać wsparcie w zakresie:
- rozwiązywanie incydentów związanych z funkcjonowaniem usługi,
- rozwiązywanie problemów w działaniu usługi,
- korekty błędów ludzkich popełnionych przy składaniu wniosków (niemożliwych do skorygowania przez użytkowników),
- odzyskiwanie/modyfikacja danych,
- backupy obejmują dane z zakresu co najwyżej trzech miesięcy wstecz i są wykonywane z częstotliwością co najwyżej raz na dobę,
- po zawnioskowanych modyfikacjach danych - niemożliwych do wykonania poprzez interfejs serwisu - obsługa wniosków oraz odpowiedzialność formalna, merytoryczna i rachunkowa pozostaje po stronie DWZ,
- wprowadzanie zmian w funkcjonalności aplikacji (w wykorzystaniem procesu Zarządzanie Zmianą),
- udzielanie informacji lub porad.
Dostępność
Usługa jest świadczona przez 24 godziny na dobę we wszystkie dni tygodnia (24/7) we wszystkie dni w roku.
Usługa może być niedostępna w weekendy w godzinach 02:00 – 06:00 CET/CEST ze względu na prace konserwacyjne. Każda planowana niedostępność jest komunikowana z wyprzedzeniem.
Usługa może być niedostępna w każdym innym terminie po uzgodnieniu z przedstawicielami użytkowników i zakomunikowaniu terminu niedostępności.
Bezpieczeństwo usługi
W usłudze stosowana są uprawnienia dla użytkowników do poszczególnych modułów, administracji użytkownikami, ograniczające widoczność danych. Poziomy uprawnień:
- uprawnienia użytkownika,
- uprawnienia użytkownika typu Dziekanat,
- uprawnienia administratora DWZ,
- uprawnienia super-administratora.
Dostęp do usługi odbywa się za pomocą szyfrowanego protokołu https.